Ciri-Ciri Pelayanan Yang Baik Yang Selalu Ingin Dicapai Oleh Perusahaan
Jika suatu perusahaan selalu ingin dianggap yang terbaik dimata konsumen atau pelanggannya, perusahaan harus memberikan pelayanan yang terbaik dan memuaskan. Pelayanan yang baik ini harus dapat dipenuhi oleh perusahaan sehingga keinginan pelanggan dapat diberikan secara maksimal.
Dalam memberikan pelayanan yang terbaik perlu didukung oleh berbagai hal. Berikut ini beberapa ciri-ciri pelayanan yang baik yang harus diikuti dan dipenuhi oleh perusahaan dan dijalankan layanan pelanggan (customer service) yaitu sebagai berikut:
1. Tersedia Karyawan Yang Baik
Karyawan yang baik melayani konsumen dan pelanggannya, Dalam hal ini customer service (CS) merupakan faktor penentu utama kesuksesan atau keberhasilan suatu perusahaan selama melayani pelanggannya. Kenyamanan pelanggan juga sangat tergantung dari petugas CS yang melayaninya. Petugas CS harus ramah, sopan santun dan menarik. Disamping itu petugas CS harus cepat tanggap, pandai bicara, menyenangkan serta pintar, petugas CS juga harus mampu memikat dan mengambil hati pelanggan sehingga pelanggan semakin tertarik. Cara kerjanya pun harus cepat dan cekatan. Untuk semua hal ini, seorang CS harus mengikuti pendidikan dan pelatihan khusus.
2. Tersedia Sarana Dan Prasarana
Dalam melayani pelanggan hal lain yang juga penting diperhatikan adalah sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan. Seperti kursi dan meja serta peralatan pendukung lainnya harus nyaman ditempati dan dipandangi. Sarana dalam ruangan juga harus tenang, tidak berisik, bersih dan sejuk. Kelengkapan dan kenyamanan sarana dan prasarana ini akan membuat konsumen maupun pelanggan berurusan dengan perusahaan.
3. Mampu Berkomunikasi
Petugas CS harus mampu berbicara dengan baik kepada setiap calon pelanggan atau pelanggan dan cepat memahami keinginan mereka. Artinya petugas CS harus dapat berkomunikasi dengan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti. Usahakan untuk tidak menggunakan istilah yang sulit dimengerti dan dapat menyebabkan kesalahpahaman atau menyebabkan pelanggan kebingungan.
4. Mampu Melayani Secara Cepat Dan Tepat
CS dituntut untuk mampu melayani konsumen atau pelanggan secara cepat dan tepat. Dalam melayani pelanggan petugas CS diharapkan mampu melakukan sesuai dengan prosedur operasi standar atau standar operasional prosedur (SOP). Layanan yang diberikan sesuai dengan jadwal untuk pekerjaan tertentu dan tidak membuat kesalahan, dalam arti pelayanan yang diberikan sesuai dengan keinginan pelanggan.
5. Mampu Memberikan Kepercayaan
Kepercayaan calon pelanggan kepada perusahaan multak diperlukan sehingga calon pelanggan mau menjadi pelanggan perusahaan yang bersangkutan. Demikian pula, pelanggan yang lama perlu dijaga kepercayaannya agar tidak lari ke perusahaan kompetitor. Semua ini dapat dilakukan melalui pelayanan petugas CS khususnya dan seluruh karyawan pada umumnya.
6. Bertanggung Jawab
Ciri pelayanan yang baik yaitu petugas harus bertanggung jawab kepada setiap pelanggan sejak awal hingga selesai dalam menjalankan kegiatan pelayanan, petugas CS harus mampu melayani dari awal hingga akhir. Pelanggan akan merasa puas jika petugas bertanggung jawab terhadap pelayanan yang diinginkannya. Jika terjadi sesuatu, petugas CS yang dari awal mengerjakannya segera mengambil alih tanggung jawab.
7. Berusaha Memahami Kebutuhan Pelanggan
CS harus cepat tanggap terhadap apa yang diinginkan oleh pelanggan. Petugas CS yang lamban akan membuat pelanggan lari. Usahakan mengerti, memahami keinginan dan kebutuhan pelanggan.
8. Memiliki Pengetahuan Dan Kemampuan
Untuk menjadi CS, seseorang dituntut untuk memiliki pengetahuan dan kemampuan tertentu. Karena tugas CS selalu berhubungan dengan manusia. Oleh karena itu, CS perlu dididik secara khusus mengenai kemampuan dan pengetahuannya untuk menghadapi konsumen atau pelanggan.
9. Memberikan Jaminan Kerahasiaan
Hal yang juga sangat penting untuk dilakukan adalah menjaga rahasia perusahaan. CS juga harus mampu menjaga rahasia pelanggan untuk hal-hal tertentu dan tidak membocorkannya kepada pihak lain. Kemampuan menjaga rahasia perusahaan serta pelanggan merupakan ukuran kepercayaan pelanggan kepada perusahaan.